Klare Trennung von Arbeit und Privatleben, von Wohnung und Büro – das war einmal. Heute wachsen beide Welten zusammen, und das hat Folgen. Vor einiger Zeit haben wir uns mit den Risiken befasst, die dann entstehen, wenn die Arbeitnehmer ihre eigenen Geräte für die Arbeit nutzen („BYOD – Bring Deinen Rechner mit, die Firma haftet?”). Aber auch das Umgekehrte ist Alltag: Die Firma stellt Laptop, Tablet oder Smartphone, die Mitarbeiter nutzen diese auch privat. Und auch hier gibt es ein paar Aspekte, die Geschäftsführer und Arbeitgeber kennen sollten.
Die private Nutzung ist nicht steuerpflichtig
Im Prinzip ist es wie bei Firmenwagen: Der Arbeitgeber kann, wenn er das möchte, die private Nutzung der zu dienstlichen Zwecken überlassenen Fahrzeuge ausdrücklich gestatten. Wobei Laptops in einer Beziehung im Vorteil sind: Anders als beim Firmenwagen stellt die unentgeltliche Überlassung in diesem Fall keinen „geldwerten Vorteil“ dar, muss also nicht versteuert werden. Das steht inzwischen ausdrücklich im Gesetz (§ 3 Nr. 45 EStG). Voraussetzung ist allerdings, dass das Gerät Eigentum des Arbeitgebers bleibt und dem Mitarbeiter nicht etwa geschenkt oder günstig überlassen wird. Dann fallen durch den Firmen-Laptop übrigens auch keine Sozialversicherungsbeiträge an.
Wenn die private Nutzung gestattet wird, kann der Arbeitgeber darüber bestimmen, in welcher Art und in welchem Umfang der Laptop privat genutzt werden darf. Falls nichts vereinbart worden ist, dann ist der Arbeitnehmer gut beraten, sich Klarheit darüber zu verschaffen – und sich an diese Regeln anschließend auch zu halten. Andernfalls steht nämlich recht schnell eine Verletzung des Arbeitsvertrages im Raum. Das kann in eine Abmahnung münden oder im schlimmsten Fall eine Kündigung nach sich ziehen. Selbst Schadenersatzansprüche des Arbeitgebers sind nicht ausgeschlossen. Wer im Urlaub in Übersee ausgiebig mit dem Firmen-Webstick surft und damit eine saftige Rechnung produziert, kann vom Chef anschließend zur Kasse gebeten werden.
Arbeitsrechtliche Aspekte
Gibt es keine klare Vereinbarung über eine private Nutzung, dann darf der Arbeitnehmer den Laptop erst recht nicht während der Arbeitszeit für private Zwecke nutzen. Wer während der Arbeitszeit seine privaten Bankgeschäfte tätigt oder den nächsten Urlaub bucht, der verletzt nämlich seine Pflicht zur Arbeitsleistung. Umgekehrt kann die Privatnutzung quasi zum Gewohnheitsrecht werden: Wenn es im Unternehmen üblich ist, einen Laptop zwischendurch auch für private Zwecke einzusetzen, kann sich hieraus eine stillschweigende Einwilligung des Arbeitgebers im Sinne einer „betrieblichen Übung“ ergeben.
Doch auch dann bleiben noch zahlreiche Fragen offen: In welchem Umfang darf der Laptop genutzt werden, wie viel darf der Arbeitnehmer surfen, sind bestimmte Formen der Nutzung (pornographische Angebote z. B. ) untersagt usw.
Klare Vereinbarungen sind wichtig
Klarheit kann hier nur eine eindeutig formulierte, verbindliche Nutzungsrichtlinie schaffen – , gleichgültig, ob man das Kind nun „Internet-Policy“, „Guidelines“ oder „Zusatzvereinbarung“ nennt und im Arbeitsvertrag oder per Betriebsvereinbarung festhält. Vergleichbare Regelungen sollen übrigens auch für Mobiltelefone oder Tablets getroffen werden.
Darin lässt sich unter anderem festhalten, ob die private Nutzung überhaupt gestattet ist und ob sie, wenn ja, etwa auf die Pausenzeiten und den Feierabend beschränkt bleibt. Der Arbeitgeber kann den Mitarbeitern untersagen, betriebsfremde Software auf dem Laptop zu installieren, bestimmte Daten (etwa Filme) herunterzuladen oder manche Dienste (P2P-Tauschbörsen) zu nutzen.
Explizite Vorschrift sollte sein, dass Firmendaten unter keinen Umständen zu anderen Zwecken oder auf externen Medien gespeichert werden. Sie sind und bleiben Firmeneigentum.
Doch selbst wenn der Arbeitnehmer trotz eines ausdrücklichen Verbots private Daten gespeichert hat, rechtfertigt dies noch keine Kündigung. Das hat das Bundesarbeitsgericht in einem konkreten Fall entschieden ( BAG, Urt. v. 24.03.2011, 1 AZR 282/10): Pikanterweise hatte ausgerechnet der Chef der IT-Abteilung eines Unternehmens private Daten auf dem Firmen-Laptop und Firmendaten auf einer privaten Festplatte gespeichert, beides war laut Arbeitsvertrag untersagt .
Erlaubte Privatnutzung kann zum Anspruch führen
Ob die sofortige Rückgabe des Laptops bei Freistellung des Arbeitnehmers verlangt werden kann, hängt wesentlich davon ab, ob das Gerät ausschließlich für dienstliche Zwecke überlassen worden ist. In diesem Fall kann der Arbeitgeber den Laptop mit der Freistellung zurückverlangen. Ist dagegen eine private Nutzung erlaubt worden, handelt es sich bei diesem Privileg um einen Einkommensbestandteil, der selbst im Falle einer Freistellung nicht entzogen werden darf, genauso wenig wie das Gehalt als solches.
Allerdings kann wie bei der Überlassung eines Dienstwagens ein Widerrufsvorbehalt für den Arbeitgeber vereinbart werden. Dieses Vorrecht darf aber nicht zu allgemein formuliert sein: Kann das Widerrufsrecht laut Vereinbarung jederzeit und unbegründet ausgeübt werden, wird diese Regelung vor einem Arbeitsgericht mit großer Wahrscheinlichkeit nicht bestehen. Besser ist es, den Widerruf explizit an bestimmte Gründe zu knüpfen wie etwa die Freistellung, aber auch Versetzungen in andere Tätigkeitsbereiche etc.
Datenschutz
Probleme können sich aber auch aus einem ganz anderen Grund ergeben – denn auch der Datenschutz muss beachtet werden. Der private E-Mail-Verkehr des Arbeitnehmers darf zum Beispiel nicht einfach durch Datensicherungsroutinen zusammen mit den Firmen-E-Mails gespeichert werden. Dann könnte selbst das Finanzamt unter Umständen im Rahmen einer Betriebsprüfung auf den privaten Schriftwechsel des Mitarbeiters Zugriff haben, weil die Mails zusammen mit anderen betrieblichen Mails archiviert worden sind. Damit hat das Unternehmen ein Problem, denn es gibt datenschutzrechtlich geschützte Informationen des Mitarbeiters heraus – und haftet dafür.
Versicherungsverträge anpassen!
Als Versicherungsfachmann betrachte ich natürlich auch dieses Thema aus der Perspektive des Risikomanagements. Die private Nutzung von Firmen-Laptops zu gestatten kann aus Sicht der Mitarbeitermotivation sehr sinnvoll sein. Damit verändern sich jedoch auch die Risiken des Unternehmens, die versichert werden müssen.
Das reicht von möglichen Ansprüchen aufgrund von Datenschutzverstößen – denken Sie an das Beispiel mit der Betriebsprüferin vom Finanzamt, die plötzlich Einsicht in private Mails erhält – über verlorengegangene Firmendaten bis hin zu arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen. Diese Risiken sollten möglichst genau und realistisch in Ihren Versicherungsverträgen abgebildet werden – so, dass keine akuten Risiken „offen” bleiben, aber auch so, dass nicht für die Deckung von Risiken bezahlt wird, die gar nicht von Belang sind.
Entscheidend ist, wie die tatsächliche Praxis im Unternehmen aussieht. Deshalb sind klare Vereinbarungen nicht nur juristisch von Vorteil, sie senken auch Ihr Unternehmensrisiko und damit Ihre Kosten.
Wollen Sie mehr wissen über die private Nutzung von Firmen-Laptops und die daraus resultierenden Versicherungsfragen? Ich gebe Ihnen gerne Antwort .