Neue Digitalisierungspflicht für Arbeitgeber
Schon seit dem Beginn des Jahres 2022 gilt für Arbeitgeber in Deutschland eine neue Digitalisierungspflicht. Eine ganze Reihe von Dokumenten zum Lohnkonto müssen in elektronischer Form bereitgestellt werden, wenn die Krankenkasse oder ein Betriebsprüfer der Deutschen Rentenversicherung danach fragt.
Die wichtigsten Informationen zur Digitalisierungspflicht stehen in einem „Gemeinsamen Rundschreiben der Sozialversicherungen“ vom 18. März 2022.
Welche Lohndokumente müssen digital vorliegen? Die Pflicht gilt zum Beispiel für die Erklärung eines Minijobbers, mit der er auf Rentenversicherungsbeiträge verzichtet, für Semesterbescheinigungen von Werkstudenten, für Bescheinigungen zur Staatsbürgerschaft und für A1-Bescheinigungen von Mitarbeitern auf Auslands-Geschäftsreise. Die vollständige Liste findet sich in etwas verklausulierter Form im Gesetz: § 8 Abs. 2 Beitragsverfahrensverordnung.
Müssen jetzt alle alten Unterlagen eingescannt werden? Nein, das ist nur Pflicht, wenn ein Dokument seit Jahresbeginn 2022 ausgestellt wurde. Weiterreichende Digitalisierung ist freiwillig.
Wie müssen die Dokumente digital vorliegen? Erlaubt sind die Dateiformate PDF, TIFF, JPG, BMP und PNG. Die Archivierung muss gemäß GoBD erfolgen – d. h. revisionssicher (jede Änderung eines Dokuments muss erkennbar sein) und für Außenstehende nachvollziehbar geordnet. Dokumente wie ein Gehaltsverzicht, die auf Papier eine Unterschrift erfordern, müssen in der digitalen Version eine fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur aufweisen.
Was tun, wenn die Voraussetzungen für digitale Signaturen fehlen? Dann ist es gestattet, sich mit einem unsignierten Scan eines Papierdokuments zu behelfen. In diesem Fall muss der Arbeitgeber die Papierversion ebenfalls aufbewahren.
Gibt es eine Möglichkeit, sich den Digitalsierungsaufwand zu ersparen? Ja, bis einschließlich 2026 können Unternehmen sich davon befreien lassen. Den Antrag müssen sie an das regionale Prüfbüro der Deutschen Rentenversicherung richten.
Risikomanagement für Arbeitgeber: Parallel zum Digitalisieren versichern
Schon seit langem müssen Arbeitgeber alle Meldungen zur Sozialversicherung elektronisch übermitteln. Mit der anstehenden Einführung einer elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und der Digitalisierungspflicht für Lohnunterlagen wächst die Zahl der digitalen Informationen in der Lohnbuchhaltung immer weiter an.
Das Problem: Viele der personenbezogenen Arbeitnehmerdaten, mit denen Arbeitgeber zwangsläufig zu tun haben, sind von der DSGVO besonders geschützt. Das gilt zum Beispiel für Angaben zum Einkommen, zu einer Lohnpfändung oder zu krankheitsbedingten Ausfallzeiten. Und natürlich für alle Stammdaten wie Name, Adresse, Kontonummer und Zahl der Kinder.
- Werden solche Daten zur Beute eines Hackers, haftet der Arbeitgeber. Das gilt selbst dann, wenn sich der Datendiebstahl beim Steuerberater oder beim Lohnabrechnungsdienstleister ereignet.
- Genauso problematisch ist es, wenn ein Verschlüsselungstrojaner ins Unternehmen eingeschleust wird und die Ransomware vorgeschriebene Lohn-Unterlagen unlesbar macht. Auch dann haftet der Arbeitgeber für den Verlust der Dokumente
Gemessen an diesem Risiko sind die Prämien für eine Cyberversicherung, die vor den Folgen eines Datendiebstahls schützt, Peanuts: In den meisten Fällen kostet sie nicht mehr als wenige Promille vom Jahresumsatz.
Fragen? Wir von acant können Sie beantworten. Schreiben Sie uns, oder rufen Sie an: 030 863 926 990.